Interne Privacyverklaring

Interne privacyverklaring Opera Ballet Vlaanderen

Algemeen

Opera Ballet Vlaanderen vindt uw privacy belangrijk en verwerkt uw persoonsgegevens overeenkomstig de volgende privacyverklaring.

Opera Ballet Vlaanderen, met adres Van Ertbornstraat 8, 2018 Antwerpen, is de verwerkingsverantwoordelijke van uw persoonlijke gegevens onder de toepasselijke wet- en regelgeving GDPR (of ook Algemene Verordening Gegevensbescherming – AVG genoemd).

Bij het verrichten van werkzaamheden voor Opera Ballet Vlaanderen stemt u dan ook in met deze privacyverklaring.

2. Definities

Betrokkene betekent een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon;

Persoonsgegevens betekent alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon; als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die rechtstreeks of onrechtstreeks kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon;

Verwerking betekent een bewerking of een geheel bewerkingen die betrekking hebben op persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren, of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens;

Doeleinde(n) betekent de doeleinden waarvoor de Persoonsgegevens worden verwerkt, zoals uiteengezet in deze privacyverklaring;

Ontvanger betekent een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie of een dienst aan wie persoonsgegevens worden verstrekt, al dan niet derde partij;

Derde betekent een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan, niet zijnde de betrokkene, noch de verwerkingsverantwoordelijke, noch de verwerker, noch de personen die onder rechtstreeks gezag van de verwerkingsverantwoordelijke of de verwerker gemachtigd zijn om de Persoonsgegevens te verwerken;

3. Toepassingsgebied

Om een duidelijk beeld te geven en transparant te zijn over hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan, hebben wij een privacyverklaring opgesteld. Hier leggen wij uit wanneer en welke persoonsgegevens worden verwerkt, en voor welke doeleinden. Deze privacyverklaring is van toepassing op de interne werking van Opera Ballet Vlaanderen en de verwerking van persoonsgegevens van volgende betrokkenen:

• Kandidaten die uitgenodigd worden op sollicitatie of auditie
• Contractanten (vaste of tijdelijke medewerkers, stagiair(e)s, interimarissen, freelancers, vrijwilligers, zelfstandigen)
• medewerkers van leveranciers en zelfstandigen die diensten leveren aan Kunsthuis Opera Vlaanderen Ballet Vlaanderen
• minderjarige leden van het kinderkoor en hun ouders
• wervingsreserve

4. Draagwijdte van deze privacyverklaring

4. 1. Wanneer verzamelen wij uw persoonsgegevens?

• wanneer personen worden uitgenodigd op sollicitatie of auditie
• wanneer je een contract afsluit met onze organisatie
• bij logistieke diensten georganiseerd door onze administratie
• wanneer je in functie van onze organisatie taken uitvoert
• wanneer u om veiligheidsredenen gefilmd wordt door bewakingscamera’s in onze gebouwen

4.2 Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken?

Elke verwerking van persoonsgegevens moet steunen op één van de rechtsgronden (Art. 6.1).

Opera Ballet Vlaanderen zal zich voornamelijk beroepen op

• de toestemming: van Opera Ballet Vlaanderen mag uw persoonsgegevens verwerken indien wij uw toestemming verkregen hebben. Iedere toestemming moet vrij, specifiek, geÏnformeerd, aantoonbaar en berust op een positieve actie zijn. Gevoelige gegevens mogen uitsluitend op basis van een uitdrukkelijke toestemming verwerkt worden. Bovendien moet iedere toestemming altijd even gemakkelijk worden ingetrokken als ze werd gegeven. Deze rechtsgrond is van toepassing op het nemen en publiceren van foto’s van betrokkenen. In dergelijke gevallen maken we gebruik van een toestemmingsformulier.
• de overeenkomst: wij gebruiken uw persoonsgegevens enkel in het kader van de uitvoering van een contract of het nemen van precontractuele maatregelen. Deze rechtsgrond is echter niet van toepassing op de verwerking van gevoelige gegevens;
• het vitaal belang: de gegevensverwerking is noodzakelijk om de vitale belangen van de betrokkene of van een andere natuurlijke persoon te beschermen. Deze rechtsgrond is van toepassing enkel als er sprake is van een risico voor de gezondheid en/of het leven van natuurlijke persoon;
• een taak van algemeen belang: de persoonsgegevens zijn nodig voor het vervullen van een taak van algemeen belang of van een taak die aan de organisatie is opgedragen in het kader van de uitoefening van openbaar gezag;
• het gerechtvaardigd belang: wij verwerken uw persoonsgegevens op basis van deze rechtsgrond als dit noodzakelijk is voor een gerechtvaardigd belang van Opera Ballet Vlaanderen (de verwerkingsverantwoordelijke) of van een derde. Wanneer wij dit soort verwerking uitvoeren, streven wij daarbij naar een evenwicht tussen dit gerechtvaardigde belang en het respecteren van uw persoonlijke levenssfeer.

In zoverre de verwerking van de persoonsgegevens plaatsvindt op basis van Artikel 6.1. a) toestemming, heeft u steeds het recht om de gegeven toestemming terug in te trekken.

4.3 Welke persoonsgegevens verwerken wij en voor welke doeleinde?

Opera Ballet Vlaanderen kan verschillende types van persoonsgegevens verwerken noodzakelijk in het kader van de werking van de personeelsdienst. In het bijzonder kunnen we de volgende persoonsgegevens verzamelen en bewaren:

• Identificatiegegevens
• Contactgegevens
• Financiële gegevens
• Persoonlijke eigenschappen (onder andere geslacht, leeftijd, maten)
• Gegevens met betrekking tot de gezondheid (vb zwangerschap, allergieën, verslag medisch onderzoek)
• Nationaliteit
• Geboortedatum
• Burgerlijke stand
• Gezinssamenstelling (gegevens partner, personen ten laste, ed)
• Opleiding en werkervaring gegevens
• Rekrutering gegevens (motivatiebrief, CV, portfolio enz.)
• IP-adres
• Foto('s) en/of video('s)
• Gegevens over jouw activiteiten op intranet
• Overige persoonsgegevens die u actief verstrekt bijvoorbeeld door een profiel op deze website aan te maken, in correspondentie en telefonisch
• Indien van toepassing: naam bedrijf & functie nevenactiviteiten

Uw persoonsgegevens worden verder verwerkt voor de volgende doeleinden:

• het functioneren van de website operaballet.be,
• het onderhouden van relaties,
• onderhouden productie archief
• waaronder kaartjes en abonnementen,
• aanwerving,
• beheer van arbeidsverhoudingen,
• werk administratie
• visum en werkvergunning aanvragen,
• logistieke organisatie,
• verstrekken van werkmateriaal en kledij,
• audities en producties,
• loonadministratie en boekhouding,
• opleidingen en (samenwerkings)gesprekken,
• beheer van het kinderkoor.

De verwerking van deze gegevens is noodzakelijk om Opera Ballet Vlaanderen in staat te stellen om onze taken uit te voeren in het kader van onze opdracht, zoals geformuleerd in de beheersovereenkomst met de Vlaamse overheid.

Bewaring gegevens

De persoonsgegevens worden bewaard in streng beveiligde datacentra, door de organisatie beheerde opslagmiddelen of in het archief zij het niet langer dan nodig is om het doel te realiseren waarvoor we ze oorspronkelijk verzamelden of de wettelijke termijn waar wij aan moeten voldoen. De leveranciers van de databases kunnen in geen geval gebruik maken van de persoonsgegevens. Opera Ballet Vlaanderen bewaart de persoonsgegevens tot u vraagt om deze te wissen of indien de wettelijke termijn overschreden is.

4.3.1. Aanwervingen

Persoonsgegevens van sollicitanten worden enkel gebruikt voor werving doeleinden. Deze gegevens worden niet gebruikt voor marketingdoeleinden en worden bewaard in de database van Opera Ballet Vlaanderen tot 2 jaar na de sollicitatie.

Persoonsgegevens van contractanten worden gebruikt voor interne doeleinden en algemene werking van de organisatie. De gegevens van contractanten worden niet gebruikt voor marketingdoeleinden en worden bewaard in de database van Kunsthuis Opera Vlaanderen Ballet Vlaanderen en in ons archief voor de wettelijke termijnen.

Persoonsgegevens van voormalige medewerkers kunnen worden gebruikt voor archivering doeleinden en zullen anders bewaard worden volgens de wettelijke termijnen in de database en of archief van Kunsthuis Opera Vlaanderen Ballet Vlaanderen.

Persoonsgegevens van medewerkers kunnen gedeeld worden met derden (zoals sociale partners, verzekeringsmaatschappijen, overheden). Kunsthuis Opera Vlaanderen Ballet Vlaanderen ziet er op toe dat deze persoonsgegevens verwerkers ook alle passende technische en organisatorische maatregelen nemen ter bescherming van deze gegevens binnen het wettelijk kader van de GDPR.

5. Delen met sociale netwerksites

Met de functies voor sociale netwerksites op www.operaballet.be kan u informatie, bijvoorbeeld artikels, delen. Als aanvulling hierop kan onze website sociale plug-ins bevatten, waaronder diegene die worden aangeboden door Facebook, Twitter en Instagram zodat u op deze platforms informatie kunt delen. Omdat deze plug-ins worden uitgevoerd door de sociale netwerken zelf, gelden hiervoor hun gebruiksvoorwaarden en privacybeleid. Opera Ballet Vlaanderen heeft geen controle over hoe deze plug-ins door deze sociale netwerken worden beheerd. Wij raden u aan om hun gebruiksvoorwaarden en privacy- en cookiebeleid te lezen voordat u gebruik maakt van deze plug-ins.

6. Bewakingscamera

Opera Ballet Vlaanderen maakt in zijn gebouwen gebruik van bewakingscamera’s. Wij zullen deze camerabeelden verwerken ten behoeve van veiligheid en toegangscontrole van gebouwen van Kunsthuis Opera Vlaanderen Ballet Vlaanderen, bewaking van medewerkers en bezoekers/personen aanwezig in gebouwen van Kunsthuis Opera Vlaanderen Ballet Vlaanderen, preventie en registratie van strafbare feiten (zoals inbraak, diefstal of vernieling).

We zullen de camerabeelden niet langer dan 30 dagen bewaren met het oog op gebruik voor de hierboven genoemde doeleinden. Na het verstrijken van de termijn worden de beelden gewist door ze te overschrijven met een nieuwe opname.

7. Veiligheidsmaatregelen

Opera Ballet Vlaanderen zorgt voor een passende technische beveiliging van uw persoonsgegevens en zorgt ervoor dat de gegevens alleen beschikbaar zijn voor een beperkt aantal medewerkers die ze nodig hebben voor de uitvoering van hun functie.

8. Overdracht aan derden

Wij zullen uw gegevens niet overdragen aan derden, zonder uw expliciete toestemming, tenzij dit nodig is om de doeleinden te realiseren beschreven in de (arbeids-) overeenkomst, deze privacyverklaring of bij wettelijke verplichting.

Indien u gegevens worden overgedragen aan derden, zullen wij en onze partners alle passende technische en organisatorische maatregelen nemen ter bescherming van deze gegevens.

9. Overdracht naar landen buiten de EER

In bepaalde gevallen kunnen wij uw gegevens delen met andere organisaties buiten de Europese Economische Ruimte (EER), bv. castinglijst aan een theater buiten de EER.

Indien dit het geval is, garanderen wij dat de overdracht plaatsvindt in overeenstemming met de relevante wettelijke verplichtingen, en verzekeren wij dat het derde land een adequaat niveau van bescherming van uw persoonsgegevens kan garanderen.

10. Wat zijn uw rechten en hoe kunt u ze uitoefenen?

Wij zullen uw persoonsgegevens enkel en alleen op een transparante en rechtmatige manier verwerken, voor hierboven genoemde expliciete en rechtmatige doeleinden. Wij verzekeren u dat de verwerkte persoonsgegevens adequaat, accuraat, relevant en niet overmatig zijn. Bovendien hebt u als betrokkene een aantal rechten gerelateerd aan de persoonsgegevens die u met ons hebt gedeeld.

10.1. 1 Recht van inzage (Art. 15)

Dit betekent dat u recht hebt te weten of de door u verstrekte persoonsgegevens door ons worden verwerkt. U kan altijd een kopie (in een gestructureerde, gangbare en machinaal leesbare vorm) van uw persoonsgegevens vragen.

10.1. 2. Recht op rectificatie (Art. 16)

U heeft altijd recht op verbetering van uw persoonsgegevens, indien ze onjuist of onvolledig zijn.

10.1. 3. Recht op beperking van de verwerking (Art. 18)

In bepaalde omstandigheden mag u Opera Ballet Vlaanderen vragen om tijdelijk de verwerking van uw persoonsgegevens te stoppen en de verwerking van daarvan dus te beperken. Dit recht kunt u uitoefenen indien een van de volgende elementen van toepassing is:

• de gegevens van de betrokkene zijn niet juist,
• de verwerking is onrechtmatig en de betrokkene verzet zich tegen het wissen de persoonsgegevens en verzoekt in de plaats daarvan om beperking van het gebruik daarvan;
• de verwerkingsverantwoordelijke heeft de persoonsgegevens niet meer nodig voor de verwerkingsdoeleinden;
• de betrokkene heeft bezwaar gemaakt tegen de verwerking van zijn persoonsgegevens. In afwachting van de uitkomst van de afweging of de gronden van de organisatie zwaarder wegen dan die van de betrokkene moet de gegevensverwerking beperkt worden.

10.2. Hoe kunt u uw rechten uitoefenen?

Om bovenvermelde rechten uit te oefenen, bij verdere vragen of klachten in verband met de verwerking van uw persoonsgegevens kan u ons mailen op privacy@operaballet.be

Voor alle bijkomende informatie kan u ook terecht bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35 te 1000 Brussel (https://www.gegevensbeschermin...).

11. Updates en wijzigingen aan deze privacyverklaring

Opera Ballet Vlaanderen kan deze privacyverklaring wijzigen of actualiseren. U kunt de wijzigingen raadplegen op intranet of bij de personeelsdienst met verwijzing naar de bijgewerkte versie. Onderaan deze pagina staat steeds de datum en het versienummer. De wijzigingen gaan automatisch van kracht na publicatie.

Verwerkingsverantwoordelijke

Opera Ballet Vlaanderen
Van Ertbornstraat 8
2018 Antwerpen

Bij publicatie nog geen goedkeuring op de huidige versie
1ste publicatie 07.01.2020 v1.1